Dalam Buklet Perbankan 2010, Bank Indonesia mengartikan fraud sebagai penipuan, penggelapan,dan/atau kecurangan.
Fraud terjadi karena ada kesempatan untuk melakukannya. Rumusannya seperti berikut. Umumnya ada kelemahan dalam pengendalian intern entah berupa celah dalam kebijakan, tehnologi informasi atau pengawasan transaksi tidak dilakukan secara rutin. Ibaratnya, jendela rumah yang rusak (broken window) mengundang pencuri. Pelaku fraud menghadapi tekanan kebutuhan pribadi atau tidak memiliki integritas pribadi yang kuat. Maka pelaku mempunyai alasan yang masuk akal untuk memperkaya diri. Rasionalisasi seperti “gaji saya kurang,” atau “Orang lain juga melakukan,” atau “perusahaan tidak akan bangkrut karena saya” sepertinya membenarkan aksi si pelaku. Rumusan sederhananya : F = K+R. Fraud adalah kelemahan internal yang dimanfaatkan dengan rasionalisasi pelaku untuk keuntungan pribadi.
Dari statistik, karyawan usia pertengahan duapuluhan sampai pertengahan empatpuluhan termasuk karyawan yang rawan melakukan fraud. Lelaki juga lebih banyak melakukan fraud. Pemicunya berkisar tekanan kebutuhan pribadi seperti kebutuhan keluarga yang meningkat, keluarga sakit, sampai perubahan gaya hidup, masalah keluarga, judi dan narkoba. Dapat dikatakan aneh juga bahwa ada fraud yang cepat atau lambat akan diketahui seperti pencurian uang tunai atau dana nasabah. Pelaku umumnya juga seperti layaknya sifat manusia menjadi tamak apabila usahanya tidak cepat diketahui. Ia melakukan terus dalam jumlah yang semakin besar.
Fraud bukannya tanpa ada tanda-tanda maka bendera merah adanya kasus bisa disebutkan di sini :
a. Karyawan kelihatan rajin, datang pagi dan pulang malam, bahkan bekerja di akhir pekan,tidak pernah mengambil cuti atau sakit,
b. Karyawan mengerjakan semua pekerjaan sendiri,
c. Karyawan mengajukan transaksi atau permintaan persetujuan pada saat-saat ramai, menjelang tutup kantor, sholat Jumat atau liburan panjang,
d. Permintaan yang urgen, permintaan persetujuan dengan terburu-buru, diajukan bahkan bukan kepada atasan langsung yang berwenang,
e. Perubahan dalam diri karyawan karena: gaya hidup, perilaku, kasus keluarga,informasi ‘negatif’ dari rekan sekerja.
Perusahaan perlu melakukan anti fraud program dalam skala besar melalui progam yang berkesinambungan.
Pencegahan fraud dilakukan melalui aktivita pengendalian utama yang meliputi 5 hal yaitu :
1. Kewaspadaan terhadap Pengawasan
Fraud dapat diibaratkan sebagai pencuri yang datangnya tidak bisa diduga, demikian pula sebenarnya integritas seorang karyawan. Perusahaan dengan demikian perlu menciptakan kondisi yang kondusif terhadap pengendalian intern yang bertujuan mencegah fraud. Hal ini menjadi tugas dari Direksi dan Komisaris untuk menciptakan ‘tone from the top’ sehingga lingkungan kerja bersih dan karyawan disiplin dalam bekerja.
2. Pemisahan tugas dan tanggung jawab
Ada pelanggaran yang fatal dari tindakan sepele seorang pemimpin cabang yang menyerahkan kunci brankas yang dipegangnya kepada anak buah tanpa diawasi. Kejadian ini cuma karena pemimpin cabang percaya sekaligus juga malas untuk membuka pintu kantor dan membuka brankas. Ia lebih baik melakukan hal lain: baca koran atau duduk-duduk saja, sambil menunggu kantor siap dibuka. Pelanggaran terhadap tugas yang seharusnya dilakukan berdua (four eyes) ini sangat rawan terhadap fraud. Beberapa fungsi di Perusahaan wajib dilakukan berdua seperti pengelolaan uang tunai, penyimpanan bukti kepemilikan perusahaan/nasabah.
3. Otorisasi dan verifikasi
Dalam pekerjaan seseorang yang semakin tinggi posisinya mendapatkan limit otorisasi yang lebih besar. Posisi karyawan membawa tanggung jawab yang harus diverifikasi kebenarannya oleh pihak independen. Fungsi audit dan pengendalian intern dalam mengawasi tidak boleh dipandang sebelah mata. Lebih baik kompetensi unit tersebut ditingkatkan daripada karena temuannya biasa-biasa saja maka temuannya tidak ditindak lanjuti.
4. Pengawasan terhadap aset
Pengawasan terhadap aset Perusahaan dan termasuk aset nasabah di Perusahaan dapat dilakukan secara fisik maupun melalui tehnologi informasi. Pengawasan fisik tidak bisa diabaikan untuk uang tunai, dokumen jaminan dan inventaris Perusahaan. Pengawasan melalui peranti lunak audit sekarang ini semakin banyak digunakan karena efektif untuk menjaring penyimpangan yang luas dari berbagai skenario kemungkinan fraud. Audit dengan bantuan tehnologi bisa mendeteksi mutasi rekening tidur, transaksi abnormal, transaksi oleh cabang lain sehingga verifikasi bisa dilakukan segera.
5. Monitor terus menerus
Dalam transaksi yang semakin banyak dan cepat, Perusahaan memerlukan unit khusus yang bisa monitor transaksi nasabah. Hal ini berlaku untuk unit yang menangani fungsi anti pencucian uang. Tugas ini bisa dibagi antara bagian keuangan/pembukuan dan bagian pengendalian intern/internal control. Secara umum kewaspadaan rekan sekerja dan atasan membantu pengungkapan kasus. Jalur pelaporan whistle blowing sanga bermanfaat untuk mengungkapkan kasus. Beberapa perusahaan sudah mempunyai aturan agar karyawan diminta cuti beberapa hari berurutan dalam setahun, misalnya cuti seminggu, rotasi karyawan dilakukan secara rutin, meja kerja karyawan diperiksa oleh Audit secara berkala atau saat karyawan cuti.
Kami banyak mencatat dan mempelajari dalam berbagai kasus dimanapun tempatnya, sekuat apapun internal control akan menjadi tidak efektif atau berkurang efektivitasnya bila terdapat kolusi. (Penjelasan Gubernur Bi di depan Komisi XI DPR- 5 April 2011)
Power distance
Malcom Gladwell (Outliers) menyampaikan cerita insiden jatuhnya sebuah pesawat komersial Columbia di dekat New York. Investigasi pihak berwenang menemukan penyebabnya yang mengejutkan, yaitu bahwa pesawat itu jatuh karena kehabisan bahan bakar. Kejadian aneh itu ditelusuri sampai ke pembicaraan di kokpit. Penyelidik menemukan bahwa pilot dan ko-pilot mengetahui bahan bakar pesawat tidak cukup. Mengapa terjadi? Galdwell yang menceritakan kasus ini dengan menarik menulis bahwa ternyata menara bandara New York itu terkenal kasar terhadap pesawat yang minta ijin mendarat. Bandara itu juga sangat sibuk. Dua hal itu mempengaruhi percaya diri pilot pesawat dari suatu negara kecil yang membutuhkan otorisasi untuk mendarat.
Cerita di atas menyangkut kultur. Geert Hoftstede pernah mengukur budaya bangsa-bangsa di dunia. Ia mengatakan jurang atasan-bawahan (power distance) masing-masing negara tidak sama. Sebagai contoh, di Indonesia beberapa kasus korupsi yang terungkap mendukung pendapat bahwa bawahan melakukan sesuatu karena disuruh oleh atasannya.
Kasus fraud Perusahaan yang benar-benar besar tentu menyangkut pejabat tingginya, maka bawahan sepertinya perlu dibawa ke suatu lingkungan yang baik di mana seorang bawahan bisa menolak transaksi yang tidak benar. Yang paling susah memang menolak perintah atasan. Artinya fraud perlu dicegah dari atas dengan menciptakan budaya perusahaan yang baik.***